苏州大学电子文件归档及管理试行办法

(苏大档[2004]3号)



  第一条 为进一步规范我校的电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文件安全有效地利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,特制定本试行办法。
  第二条 本办法所称的电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖于计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
  第三条 机关各部门、直属单位、院系应建立电子文件归档制度,指定专人负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
  第四条 凡有保存价值的电子文件,形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照纸质文件归档的有关规定执行。
  第五条 电子文件的收集与积累要求:
  ⑴对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式;
  ⑵对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式;
  ⑶对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据;
  ⑷对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI为通用格式;
  ⑸对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式;
  ⑹对用通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件,如不能转换,收集时应连同专用软件一并收集。
  第六条 电子文件归档的基本要求:
  ⑴电子文件应按照本单位纸制文件的分类方案和整理方法进行分类、整理,下载到耐久性的载体上(推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体);
  ⑵存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态;
  ⑶电子文件归档时,《电子文件登记表》(表A1、A2,在档案馆主页下载)与相应的电子文件一同归档保存。
  ⑷归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
  第七条 电子文件归档的具体要求:
  ⑴学校网络中心应于每年年初将上一年的网络系统中的电子文件归到档案馆;
⑵各部门在归纸质档案的同时,将相关的电子文件一并移交至档案馆。  
⑶研究生部、教务处、继续教育处除了按照上一条规定以外,在归学生纸质成绩的同时,应将当年毕业学生成绩、学生个人信息的相关数据库上传至档案馆;
  第八条 归档电子文件移交前,文件形成单位必须认真检测电子文件,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(表A3,在档案馆主页下载)。检验表一式两份,一份随电子文件移交给档案馆,一份由电子文件形成单位保存。
  第九条 电子文件的检验应包括以下项目:
  ⑴载体有无划痕、是否清洁;
  ⑵有无病毒;
  ⑶核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续;
  ⑷核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
  (5)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
  第十条 档案馆应按照检验要求对进馆电子文件逐一验收,对检验不合格者,应退回形成单位重新制作。
  第十一条 移交档案馆的电子文件应一式两套,一套封存保管,一套提供利用。
  第十二条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
  ⑴归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;
  ⑵单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
  ⑶存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体;
  ⑷环境温度控制范围为17℃-20℃,相对温度控制范围为35%-45%。
  归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。
  第十三条 电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位和档案馆的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
  第十四条 档案馆对保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(表A4,在档案馆主页下载)。
  ⑴对磁性载体每满2年,光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于20%,如发现问题应及时采取恢复措施;
  ⑵磁性载体上的电子文件,每4年转存一次,原载体同时保留不少于4年。
  第十五条 归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件;利用归档的电子文件,应使用拷贝件;利用时要遵守保密规定;利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
  第十六条 归档电子文件的鉴定和销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施;属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除,不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
  第十七条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
  第十八条 本办法未尽事宜,参照国家《电子文件归档与管理规范》。


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