苏州大学接待工作暂行办法

(苏大 [2003] 43号)

 

  本着热情、周到、节俭、廉政的精神,为进一步规范学校的接待工作,促进接待工作的科学化、系统化建设,切实提高接待工作的效率和水平,全面展示学校良好的精神面貌,特制定本办法。
   一、接待原则及要求
   (一)归口管理原则
   1、上级机关、兄弟院校和有关单位(厅局级及以上)直接与学校联系工作的客人或学校邀请的客人,由校党委办公室、校长办公室负责牵头、有关单位配合,共同做好接待工作。
   2、有关单位(处级及以下)和兄弟院校部门、院系来访的接待工作由对应部门、院系负责。
   3、涉外宾客的接待工作由国际合作交流处负责,按照国家外交部有关礼仪规定及外事纪律组织接待工作,有关部门、院系不得自行其是(有关接待办法、细则另定)。
   (二)对等、对口接待原则
   1、根据宾客的身份、来校目的、要求和内容,本着统一标准,对等、对口接待,分工负责,力求从简,不搞层层陪同。
   2、在由党委办公室及校长办公室负责牵头的接待工作中,党务系统来访的接待工作由党委办公室负责,行政系统来访的由校长办公室负责,重要活动由两办协调共同负责。
   3、有关部门、院系负责的接待工作,要指定专人具体负责,并视来宾情况,向校、部门、院系有关领导汇报,接待所需费用由各单位承担。接待过程中,需要其他单位配合的或确需邀请学校领导出席的,必须提前三天与校党委办公室、校长办公室联系,由办公室负责统一协调。
   二、接待程序
   (一)校党委办公室、校长办公室有关同志接到上级部门、兄弟院校来访的来函、来电及校领导的指示后,及时通报办公室分管主任。
   (二)校党委办公室、校长办公室分管主任根据来宾情况及时报告主管校领导,听取校领导对接待工作的指示。
   (三)校党委办公室、校长办公室分管接待工作的同志做好《学校来宾接待工作安排表》,并将接待计划向来宾负责人沟通,取得一致意见后,交办公室分管主任审定,重要接待活动报办公室主任及校领导审定,重大活动由校领导主持召开协调会确定接待计划。
   (四)校党委办公室、校长办公室协调有关部门落实接待计划,以对等原则确定共同参与接待的部门,并根据需要作好资料准备(包括多媒体设备及演示稿、校领导讲话稿、席卡等)。
   (五)根据来宾要求,协助安排、落实来宾吃、住、行及参观考察活动。
   (六)做好接待工作有关资料的整理、存档工作。
   有关部门、院系负责接待工作时,可以参照上述相应程序执行。
   三、有关涉及单位职责
   学校牵头接待或承办的重大活动,由校党委办公室、校长办公室根据具体情况请示有关校领导后召开协调会进行安排。日常接待根据《学校来宾接待工作安排表》,各相关部门按接待安排表履行相应的职责,力求做到优质高效。
   (一)宣传部、教育技术与信息中心负责做好宣传报道工作,包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅、新闻媒体的邀请、来宾在校活动的摄影、摄像及电视新闻制作等。
   (二)保卫处负责做好安全保卫工作,包括重要客人的安全保卫,保证活动场所安全有序及来宾车辆校内通行线路的交通秩序、车辆安全管理等。
   (三)资产与后勤管理处、后勤集团、基建处负责做好各参观点的后勤保障工作(包括水、电、气正常供应,校园环境的绿化美化、保证活动场所和来往车辆校内通行沿路的整洁卫生)以及后勤服务工作(包括住宿、用餐等)。
   (四)实验室与设备管理处负责做好实验室参观的协调工作,根据需要遴选参观实验室,落实讲解人员等。
   (五)根据需要,突发、应急接待工作可临时协调布置,有关单位要予以积极配合。
   四、其他接待事项
   (一)迎送:上级部门来宾一般要接送站,重要来宾根据需要确定。兄弟院校除特殊情况的来宾外,一般不安排接送站。
   (二)住宿:接待上级单位来我校指导工作的副厅级以上(含副厅级)的领导和学校邀请的来校进行学术交流的院士可以安排套间和小绿楼,其他一般安排标准间。房费原则上由来宾自己支付,特殊情况,经有关负责人批准,可由客人根据可报销的额度支付,不足部分由学校补贴。
   (三)就餐:本着节约的原则安排。来宾就餐一般安排客饭,标准为校级领导人均不超过70元/天。需要宴请的贵宾,应经有关校领导批准。宴请应严格控制陪餐人数、用餐标准及供酒规格。
   (四)用车:学校牵头接待的客人,其用车由校党委办公室、校长办公室负责安排,其他客人的接待用车由牵头单位自行安排。
   (五)会见、会谈:根据对等原则,邀请相应的校领导和部门负责人参加会见、会谈。
   (六)参观考察:本着节约的原则,根据来宾要求和工作需要安排相应的参观考察。
   (七)接待人员要求:着装整洁大方,态度热情诚恳,遵守纪律,服务周到,廉洁奉公,严格执行请示报告制度,不自行其是。
   五、本办法自公布之日起实施。学校以往所发文件若与本办法相悖,按本办法执行。


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