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收文处理程序及规范
(一)收文程序:一般环节为拆阅——登记——填写文件传阅批办单——送交领导签批——按领导意见办理— —归档。

1、上级领导部门来文的处理程序:

(1)所有纸质文件应在登记后将“文件传阅批办单”贴附在文件首页前。

(2)根据来文部门及内容分门别类,正确分流。党务文件交党办主任签写批办意见,行政文件交校办主任签写 批办意见。

(3)按照主任批办意见呈送有关校领导批示。

(4)根据主任批办意见和校领导批示意见在部门之间传阅文件。

(4)检查来文的办理、落实情况。

(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

2、校外单位来往函件的处理程序:

凡标有“苏州大学党委收”、“苏州大学党委办公室收”或其他未指明党委领导个人亲收的信件,党办秘书均应拆阅、登记、分类,并按下列规则办理:

(1)机要件要严格签收手续,及时下发。

(2)属于群众来信的,按信访工作程序处理。

(3)属于函调的,转交党委组织部处理。

(4)党内刊物征订单,属于党办负责订阅的刊物自行处理,其它的订单转党委宣传部处理。

(5)属党委办公室职责范围内的事项,重要的应报主任或分管主任阅处;一般的由秘书处理。

(6)将函件转交其他职能部门时,重要的应履行签收手续。


(二)收文工作要求

1、收文处理总原则

(1)必须做到准确、及时、保密,不拖拉不积压。

(2)应熟悉校领导的分工,了解各职能部门的职责范围。

(3)根据文件内容分轻重缓急及时送阅,遇有急件应在送领导阅批的同时,复印一份送职能部门考虑承办意。

(4)传阅时,应采取以秘书(综合科科长、部长或处长助理等)为中心点的辐射方式,尽量避免传阅对象之间的横向传阅。

(5)如遇领导同志和职能部门阅文时间过长,应及时提醒。

(6)及时催办,定期检查文件承办情况。

2、具体各环节要求

(1)登记:收到文件首先要检查文件袋有无破损,发现问题及时查明原因并向发文机关报告;收文后及时拆封 、清点、查对,避免号码和份数出现差错;各种文件、资料要分别登记,注明来文日期、文件号、编号、标题、份数、发放范围。

(2)发放:根据发文要求,确定校内发放范围和发放份数;领取文件要有签收手续;校内发文做好收集、整理 、分发,帮助部门做好归档工作。

(3)送阅:省军级文件,及时送批、及时送阅,并存放在保险柜。如需厅级以下其他领导阅则需到机要室阅文。

(4)借阅:建立借文登记本;借出文件时,应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定;核对清楚文件名称、编号,履行签字手续;归还文件时,经核对无误后,立即注销。

(5)回收和销毁:每年上半年向市里清退省军级文件,下半年清退县团级文件;每年按规定将其他文件分给各部门,帮助做好预立卷工作;将可留存的文件送档案馆保管;部分内部资料等按苏州市保密局要求销毁。

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