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公文办理程序及规范

A、电子公文办理程序及规范
(一)电子公文类型及适用范围
“学校发文”主要用于起草学校的“红头文件”,只有机关部门的各用户才有权起草,如果院系、直属单位要起草有关学校文件,需向职能部门提出申请,由职能部门起草。
“校内行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位向学校行文报告、请示各类事情。
“院系部门行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位之间的公文(无须报告、请示学校的)流转,每个单位都有一个存档库,可以自行编号。
“公务安排”主要用于学校的各类接待公务安排(包括各单位举行活动邀请校领导参加等)。
“校外来文”主要用于各类非涉密校外文件的流转。
“群众来信”主要用于全校师生员工向学校反映问题(一般情况下,师生员工应将需反映的问题交所在的单位,由单位将内容放在办公系统上流转)。
“校内简报”主要用于公布各院系、各部门、各直属单位的内部简报。
“通知”主要用于公布各院系、各部门、各直属单位的有关通知,该通知起草的权限是:各单位的领导以及秘书(每单位仅限一人)。
“信笺”主要用于各用户之间的非正式的公文流转。
(二)办文程序
电子公文办理是指通过苏州大学网络办公系统进行的公文办理,一般包括拟稿——核稿——审签——校对——编号——发送——存档等环节。
1、拟稿
党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等,拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。
(1)选择公文类型、公文种类、紧急程度、文件类型。
(2)填写相关栏目
①填写拟文单位。
②填写主题词:主题词按《公文主题词表》和上级机关的要求进行标注,词目之间空1个全角字符。
③填写标题:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。
④填写抄送单位:将需抄送部门或单位填入。
⑤填写正文:公文主送机关名称要求清楚明朗,书写在标题下1行,左侧顶格用14号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文内容书写在主送机关名称下l行,每自然段左空2个全角字符,回行顶格。数字、年份不能回行。
⑥填写附件:公文如有附件,在正文下空l行左空2字用14号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号;将附件以文本格式为主填入“附件栏”中。
(3)草拟公文内容具体要求:
①符合国家的法律、法规及其他有关规定。
②情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
③公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
④拟制紧急公文,应电话联系发文单位,说明紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⑥结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“  (1)”,第五层为“A”。
⑦应当使用国家法定计量单位。
⑧文内使用规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⑨公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
⑩正文用仿宋体14号字,行间距为1.5倍行间距。
(4)拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
(5)拟制公文必须经拟稿部门负责人核稿、并在承办核稿栏签名后方可进入网络办公系统流转。
2、核稿
党委办公室秘书收到文件后,要对文稿内容和发文名义进行初步审核,再发给党办主任进行审核。
(1)核稿内容: 
①是否确需行文; 
②报批程序是否符合规定; 
③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关文件精神相衔接;
④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见; 
⑤所提措施和办法是否切实可行; 
⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否规范。
(2)确定发文名义:
①党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。
②一般事务性通知,转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。
③印发学校长时期发展计划、年度工作要点等重大事项或重要改革举措的通知以学校党委和行政名义联合发文。
(3)对于不符合办文内容、程序和格式要求的文稿,党委办公室应退还拟文部门修改或重拟。
3、审签
(1)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。
(2)以党委和行政名义联合上报或下发的文件由党委书记和校长联合签发。
(3)以党委办公室名义发出的上报文件材料,由分管党办工作的书记或副书记签发;党委办公室名义发出的下发文件,由党委办公室主任签发。
4、校对
已经领导人审签过的文稿,在发送之前应交由拟文部门校对。经校对如需对文稿内容作实质性修改,须报原审批领导人复审。
5、编号
(1)以学校党委和行政名义联合发布的文件、学校中长期发展规划、学校年度工作计划及要点、部分非常设机构的设立及调整、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件等编号为:苏大委( ) 号。
(2)中层党务领导干部的任命、校党委对各党委(总支)、工委换届工作事宜的有关批复,以及党委组织部下发的一些规章制度等编号为:苏大委组( ) 号。
(3)党委宣传部表彰决定,学习计划等编号为:苏大委宣( ) 号。
(4)党委人武部的军训有关文件等编号为:苏大委武( ) 号。
(5)以党办名义专项上报或下发的文件编号为:苏大委办( ) 号。
(6)全委会决议、常委(扩大)会议纪要编号为:苏大委办纪字( ) 号,党政联席会议纪要编号为:苏大联纪( ) 号。
6、发送
(1)填写发文时间:发文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期;联合行文以最后签发人的签发日期为准。发文日期应当用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”;发文时间与发文机关署名分二行置于正文右下方,发文机关署名在上,发文时间在下。
(2)选择发文方式:根据公文性质、内容选择普发或分别发送。
①普发:普发文件原则上主送各党委(总支)、工委,及党委各部门,抄送工会、团委等群众组织。
②分发:根据文件或会议纪要的内容分送领导和有关职能部门。
③抄送:一般党委文件应按条线对口原则上报中共江苏省委组织部、中共江苏省委宣传部、中共江苏省委教育工委等上级机关。
7、存档
(1)打印底稿,加盖党委办公室印章后以备纸质存档。
(2)电子公文发送后存档。
B、纸质公文处理程序及规范
纸质公文一般分为拟稿——核稿——审签——校对——编号——发送——印制——盖章——(上报)——归档等环节。
1、从“拟稿”到“发送”的环节参照《电子公文办理程序及规范》办理。
2、印制:根据文件的情况进行印制,一般印制4份存档,上报文件根据需要确定印制数量。
3、盖章:
(1)以党委名义发出的文件,盖“中国共产党苏州大学委员会”印章。
(2)以党委办公室名义发出的文件,盖“中国共产党苏州大学委员会办公室”印章。
4、归档:
(1)平时按照存档归档要求,做好预立卷工作。
(2)按年度将文件按编号类别分别组卷存档。
(3)按照存档要求打印卷内目录。
(4)根据学校档案馆的统一要求,将上一年度的档案及时移交学校档案馆。


相关链接:

 1、中国共产党机关公文处理条例

 2、国家行政机关公文处理办法

 3、国家行政机关公文处理办法条文释义

 4、苏州大学网络办公自动化系统若干管理规定(试行)[苏大(2002)第5号]
 5、苏州大学电子文件归档及管理试行办法[苏大档 [2004] 3号]


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